Zveřejňování smluv v registru smluv a formální náležitosti dokumentů, konverze a elektronické podpisy

Mgr. Dana Megová působí na Krajském úřadě Jihomoravského kraje, odboru regionálního rozvoje na pozici právník. Více než 13 let působí jako právník Masarykovy univerzity Filozofické fakulty se zaměřením na administraci veřejných zakázek, registr smluv a lektorskou činnost. Více než 11. let má lektorka praxi v lektorské činnosti v oblasti veřejného práva. Dále lektorka poskytuje právní pomoc pro organizace zřizované nebo zakládané krajem: akciovou společnost, společnost s ručením omezeným, spolky, zájmová sdružení právnických osob, ústav, příspěvkové organizace.Ve věci dotačního procesu má lektorka pracovní zkušenosti s příjmem a administrací žádostí o dotace, metodická pomoc při dotačním procesu pro administrátory dotací, poradenství pro žadatele o dotace při podávání žádostí, autorka dotační směrnice, vedoucí pracovní skupiny pro aktualizaci dotační směrnice, lektorská činnost. Ve věci registru smluv se lektorka věnuje lektorská činnost, poradenství pro administrátory povinných subjektů (kraj, příspěvkové organizace, vysoká škola). Lektorka má dlouholetou praxi v oblasti zadávání veřejných zakázek, včetně lektorské činnosti.

Mgr. Jan Frk Lektor vystudoval vysokou školu CEVRO, kde se specializoval na veřejné právo a veřejnou správu. V současné době působí jako ředitel strategických projektů a člen vedení ve společnosti Software602 a.s.
Od roku 2005 se intenzivně věnuje problematice eGovernmentu, především v oblastech elektronického podpisu, elektronických formulářů a elektronických dokumentů. Spojuje hluboké odborné znalosti s bohatou praktickou zkušeností, díky čemuž je vyhledávaným externím poradcem pro ústřední orgány státní správy. Podílí se na tvorbě legislativy a metodických pokynů zaměřených na digitalizaci veřejné správy.
Je členem mezinárodní organizace Mensa a dalších prestižních odborných asociací, jako jsou ICT Unie, Institut pro správu dokumentů nebo CNZ. Tyto aktivity potvrzují jeho trvalý zájem o inovace a rozvoj v oblasti eGovernmentu.
Jako akreditovaný lektor Ministerstva vnitra se zaměřuje na odborná školení a vzdělávací programy, kde předává své know-how v digitalizaci procesů a rozvoji klíčových digitálních kompetencí.

Registr smluv patří k agendám, kde i drobná formální chyba znamená, že smlouva nenabude účinnosti, a to má reálné právní i praktické důsledky. Seminář provede účastníky celým procesem od uzavření smlouvy až po její řádné uveřejnění v registru smluv, a to jak z pohledu právní úpravy, tak z pohledu technického zpracování dokumentu.

V první části se účastníci seznámí se základním právním rámcem registru smluv: kdo je povinným subjektem, jaké smlouvy se zveřejňují, jaké platí výjimky a jak správně posoudit formu smlouvy ve vztahu k její „zveřejnitelnosti". Nedílnou součástí je i anonymizace osobních údajů a typické chyby, které v praxi vedou k neplatnému uveřejnění.

Druhá část se zaměří na formální a technickou stránku dokumentu: jaké formáty zákon vyžaduje a jaké se v praxi skutečně používají, jak probíhá konverze dokumentů mezi listinnou a elektronickou formou a jaký má dopad na anonymizaci a čitelnost. Významný prostor bude věnován službám vytvářejícím důvěru podle nařízení eIDAS: elektronickým podpisům, pečetím a časovým razítkům, jejich úrovním, ověřování platnosti i otázce dlouhodobého uchování a důkazního břemene.

Seminář je určen všem, kteří se s registrem smluv setkávají při přípravě, uzavírání nebo uveřejňování smluv, ať už z pozice povinného subjektu, nebo jako poradci a zpracovatelé dokumentů.

Přístupové údaje (odkaz k připojení) obdrží každý posluchač den před zahájením on-line semináře na svou emailovou adresu uvedenou v přihlášce k semináři společně s podklady k semináři.

Po technické stránce není vyžadováno žádné zvláštní vybavení, stačí běžný počítač s prohlížečem (Microsoft EDGE - součást Windows, Google Chrome) a zvukovým výstupem (reproduktory nebo sluchátka). V případě, že chcete klást lektorovi dotazy, můžete buď formou chatu, nebo případně dotazem (mikrofon) či dopředu prostřednictvím e-mailu (cerebro@institutcerebro.cz). On-line seminář realizujeme přes aplikaci Microsoft Teams.

Poznámka k ceně: Cena osvobozena od DPH.

1. blok – registr smluv

1) Základní právní rámec 

• Co je registr smluv
• Povinné subjekty
• Jaké smlouvy se zveřejňují
• Výjimky

2) Forma smluv a jejich „zveřejnitelnost“

• Písemná vs. elektronická forma
• Co se skutečně zveřejňuje

3) Formát dokumentů a technické požadavky

• Požadavky zákona
• Povolené formáty
• Jak vznikají chyby

4) Anonymizace

• Co anonymizovat
• Jak anonymizovat správně
• Typické chyby

5) Pseudonymizace

6) Příklady z praxe

2. blok  – Formální stránka dokumentu a důvěryhodné služby ve vztahu k registru smluv

1) Dokument a jeho forma ve vztahu k RES

• Digitální vs. listinný dokument – proč forma rozhoduje o „zveřejnitelnosti" (návaznost na blok 1)
• Povolené formáty podle zákona (PDF/A) vs. formáty běžné v praxi (DocX, XlsX apod.)
• Kontejnerové formáty a jejich podepisování (ASiC-E, ZFO) – kdy jsou vhodné a kdy naopak komplikují zveřejnění
• Vstupní a výstupní datové formáty – co vzniká na vstupu a co musí jít ven do RES

 2) Konverze dokumentů před uveřejněním

• Autorizovaná konverze: listinná → elektronická a naopak
• Kdy je konverze nutná, než dokument vůbec může do RES
• Dopad konverze na čitelnost, metadata a anonymizaci (přímý most na anonymizaci z bloku 1)

 3) Služby vytvářející důvěru – eIDAS základ

• Přehled: elektronický podpis, pečeť, značka, časové razítko, autentizační certifikát
• Kde která služba vstupuje do životního cyklu smlouvy (uzavření → autorizace → uveřejnění)
• Úrovně elektronického podpisu (prostý/zaručený/uznávaný/kvalifikovaný) a jejich relevance pro RES
• Kvalifikované prostředky pro vytváření podpisů a pečetí (QSCD)
• Podpis vs. pečeť – kdo podepisuje (fyzická osoba) a kdo pečetí (právnická osoba) a proč na tom u povinných subjektů záleží
• Vizualizace podpisu/pečeti – co v ní má a nemá být
• Rozdíl mezi veřejnoprávní a soukromoprávní oblastí podepisování

 4) Ověřování důvěryhodnosti podpisu na zveřejněném dokumentu

• Jak poznat platný podpis
• Fikce podpisu v ISDS a ISVS a její dopad na dokumenty vkládané do RES
• Pole „Důvod" v podpisu a k čemu slouží
• Identifikace podepisujícího (IKMPSV, ROB, REZA, …)
• Úředně ověřený elektronický podpis (eLegalizace)

 5) Dlouhodobé uchování a důkazní břemeno

• Proč podpis časem „vyprší" a co s tím
• Opatření pro dlouhodobé uchování smluv a udržení důkazního břemene